Lasst uns heute eine Lanze brechen für das Delegieren von Aufgaben: denn kein Gründer ist in allen Kompetenz-Bereichen gleich gut aufgestellt: der eine ist vielleicht sehr professionell in der Planung einer System-Architektur, kann oder mag sich aber nicht mit Verwaltung, Buchhaltung oder Steuern beschäftigen. Oder jemand hat großes Talent im Vertrieb, findet aber nicht die Zeit, regelmäßige Marketing-Aktivitäten durchzuführen.
Da liegt es nahe, bestimmte Aufgaben weiterzugeben. Denn Gründer, die versuchen alles immer selbst zu erledigen, schränken ihr Potenzial zum Wachstum übermäßig ein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben auszulagern, zum Beispiel an festangestellte Vollzeit- oder Teilzeit-Mitarbeiter, an geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobs), an freie Mitarbeiter, virtuelle Assistenten, externe Dienstleister. Zuerst ist jedoch notwendig herauszufinden, welche die Tätigkeiten sind, von deren Auslagerung du am meisten profitieren kannst.
Als ersten Schritt erstelle eine Matrix mit zwei Achsen, die aus vier Feldern oder Quadranten besteht. Auf der vertikalen Achse trägst du an, wie kompetent du in einer bestimmten Tätigkeit bist. An die horizontale Achse kommt, mit wie viel Freude du diese erledigst. Liste alle Aufgaben auf, die in deinem Business anfallen oder anfallen werden und trage sie in das passende Feld ein.
Du hast nun deine Aufgaben in vier Quadranten einsortiert:
- Aufgaben, in denen du sehr gut bist und in denen du aufgehst: deine Kern-Kompetenz also, für die du beauftragt wirst und in der du anderen weit voraus bist. Obendrein hast du auch noch viel Freude an diesen Arbeiten und die Zeit vergeht dabei von selbst. In meiner Arbeit liegt in diesem Quadranten das Ausarbeiten von Konzepten, die Gründern zum Erfolg verhelfen. Das Zuhören, Nachfrage und Beraten von Unternehmern.
Dies ist deine Flow-Zone. - Hier trägst du die Aufgaben ein, die dir viel Spaß machen, aber in denen du deinen Ansprüchen noch nicht genügst. In diesem Bereich kannst du durch Weiterbildung deine Kompetenz erweitern und durch Erfahrungen immer besser werden.
Hier liegt deine Wachstums-Zone. - Ungeliebte Aufgaben, die du aber gut kannst, die dir aber keinen Spaß machen. Das sind vielleicht Tätigkeiten, die du in der Vergangenheit oft erledigt hast, von denen du aber eigentlich weg willst.
Hier findet sich deine Langeweile-Zone. - Diese Aufgaben sind einfach nur lästig. Sie kosten dich viel Einarbeitung, Mühe und Kraft und sind weit davon entfernt, Spaß zu machen. Typischerweise schiebst du sie im Normalfall auf die lange Bank und fängst erst unter Termindruck an, daran zu arbeiten. Bei mir liegt beispielsweise die Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldung in diesem Quadranten, die ersten Aufgaben, die ich an meine Steuerberaterin abgegeben habe.
Das ist deine Frust-Zone.
Mit dieser Einteilung wird auch schon klar, welche Arbeiten zuerst delegiert werden sollten – natürlich die aus der Frust-Zone: sie kosten dich übermäßig viel Zeit und Kraft und bringen dich in deinem Kern-Business nicht weiter. Jemand anders ist viel besser geeignet, diese Aufgaben zu übernehmen. Such dir also schnell jemand, der dich hier unterstützen kann, damit du den Kopf frei hast für deine Flow-Zone. Delegieren macht Sinn!
Im nächsten Artikel beschäftigen wir uns in diesem Zusammenhang mit einem ganz praktischen Thema: was es rund um die Einstellung eines Minijobbers (geringfügig Beschäftigten) zu beachten gilt.