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So kalkulierst du deinen Stundensatz

Lektion 1Kapitel 1

Die Stundensatz-Methode von Top-Freelancern, mit der du verhinderst, dass du weniger verdienst, als deine Kunden zahlen würden.

  • Du hast dein Gewerbe oder deine freiberufliche Tätigkeit angemeldet und hast bereits potenzielle Kunden an Land gezogen?
  • Möglicherweise wurdest du bereits aufgefordert, ein Angebot zu erstellen? Doch welchen Stundensatz sollst du ansetzen?
  • Solltest du deinen Stundensatz zu Beginn erst einmal niedriger ansetzen, um Kunden anzulocken?
  • Doch sind dann deine Kosten gedeckt?

All dies sind Fragen, die sich für Selbständige und Freiberufler oft stellen.

Für die Stundensatzkalkulation solltest du dir ausreichend Zeit nehmen und möglichst alle Faktoren berücksichtigen. Wenn du deinen Stundensatz anfangs zu niedrig ansetzt, wird es später schwieriger sein, einem bestehenden Kundenstamm plötzlich ein höheres Honorar zu nennen. Daher solltest du bereits zu Beginn deiner Selbständigkeit oder Freiberuflichkeit einen angemessenen Stundensatz veranschlagen.

Wie ermittle ich meinen Stundensatz?

Um deinen Stundensatz effektiv zu ermitteln, ist es notwendig zu wissen, wie viele Stunden bzw. Tage im Jahr du arbeiten möchtest. Sicherlich nicht 365 Tage. In deiner Kalkulation solltest du also wenigstens Wochenenden und Feiertage berücksichtigen. Sicherlich macht es auch Sinn, ausreichend Tage für Urlaub oder Krankheit abzuziehen. Vielleicht möchtest du auch einige Tage im Jahr damit verbringen, dich weiterzubilden, an Seminaren oder Fortbildungen teilzunehmen. Auch das solltest du bei deiner Kalkulation einbeziehen.

Wie viele Arbeitstage bleiben also pro Jahr?

365 Tage
abzgl. Wochenenden: 104 Tage 
abzgl. Feiertage: 9 bis 16 Tage (je nach Bundesland)
abzgl. Urlaub: 25 bis 30 Tage 
abzgl. Krankheitstage: 8 Tage 
abzgl. Weiterbildung: 3 Tage

So bleiben zwischen 204 und 216 Tage im Jahr, an denen du arbeitest.

Nun kommt allerdings noch hinzu, dass du nicht an allen Arbeitstagen ausschließlich für deine Kunden arbeitest. Schließlich fallen auch Aufgaben an, die nichts mit einem bestimmten Kunden zu tun haben. Hiermit sind zum Beispiel Büroorganisation, Marketing und Buchhaltung gemeint. Auch hier kommen einige Tage im Jahr zusammen, die für diese Aufgaben „draufgehen“. Auch schließen zwei Projekte nicht immer nahtlos aneinander an.

Du solltest also ungefähr mit 200 Tagen pro Jahr rechnen. 
200 Tage pro Jahr entsprechen 16,67 Tagen pro Monat.

Wie du deine Preise richtig kalkulierst?

Die Grundlage bei der Kalkulation deines Stundensatzes ist eine einfache Gleichung:

Einnahmen > Ausgaben 
(Einnahmen größer als Ausgaben)

Was so einfach klingt, stellt jedoch viele Freelancer vor die weitere Frage:

Wie hoch sind eigentlich meine Kosten?

Oft ist dies nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

Einige Kosten fallen nur für einen speziellen Kunden an. Hier ist die Rechnung vermeintlich einfach. Allerdings müssen auch deine Fixkosten dazu addiert werden. Hier müssen die Kosten für Miete, Arbeitsmaterial, Strom, Sozialversicherung, Krankenversicherung, Post und Telekommunikation, Fahrtkosten etc. mit einberechnet werden. Diese werden auf die einzelnen Kunden umgeschlagen, damit du nicht darauf sitzen bleibst.

Du musst also zunächst deine Kosten aufschlüsseln. Dies ist eine sehr individuelle Rechnung, die sich von Mensch zu Mensch je nach Lebenssituation stark unterscheidet. Hast du Familie und bist der Alleinverdiener? Wie hoch ist deine Miete? Wie viel gibst du für dein Marketing aus? Zahlst du weiter in die gesetzliche Krankenversicherung ein oder bist du privat versichert? Wie sieht deine Planung für die Altersvorsorge aus? Weitere Kostenpunkte sind vor allem:

  • Verwaltung: Hiermit sind hauptsächlich die Kosten für Büroausstattung gemeint, d. h. Drucker, Telefon, Papier etc.
  • Lieferantenkosten/Materialkosten: Benötigst du regelmäßig Material oder Fremdleistungen? Hast du ein vertragliches Verhältnis zu Lieferanten? Fallen hier regelmäßig Kosten an?
  • Versicherungen: Hierzu zählen Kranken- und Sozialversicherung, aber auch eine Berufsunfähigkeitsversicherung, die gerade für Selbstständige sehr wichtig ist. Aber auch eine Berufshaftpflichtversicherung ist oft empfehlenswert, je nach Beruf ist diese sogar Pflicht.
  • Finanzierungen: Hast du einen Kredit aufgenommen, der zurückgezahlt werden muss?
  • Steuern/Mitgliedschaften: Welche Steuern fallen an? Einkommensteuer, Gewerbe- oder Körperschaftssteuer? Bist du Mitglied bei der IHK?
  • Sonstiges: Schau dir am besten deine Kontoauszüge an und überprüfe, welche Kosten regelmäßig anfallen. Bei dieser Gelegenheit bietet sich auch an, zu prüfen, welche Verträge oder Versicherungen möglicherweise gekündigt werden können. Oft laufen alte Verträge einfach weiter, weil man ​vielleicht nur vergessen hat, sie zu kündigen.

Wenn du nun deine Kosten aufgeschlüsselt hast, weißt du, wie viel Geld du monatlich mindestens einnehmen musst, damit diese Kosten gedeckt sind.

Beispiel:
Du hast errechnet, dass du durchschnittlich 6.000 Euro pro Monat verdienen musst. Nun teilst du diesen Betrag durch die Anzahl der Tage, an denen du monatlich arbeitest.

6.000 Euro / 16,67 = 359,93 Euro -> So viel solltest du an einem Arbeitstag mindestens einnehmen, damit deine Kosten gedeckt sind.

Ausgehend von einem 8-Stunden-Arbeitstag ergeben sich daraus: 
359,93 Euro / 8 = 44,99 Euro -> Minimaler Stundensatz zur Kostendeckung

Nun möchtest du aber nicht nur deine Kosten decken, sondern auch einen Gewinn erzielen. Üblich ist es, eine Gewinnmarge von 10 % zu berechnen.

44,99 Euro + 10 % = 49,49 Euro

Und jetzt Vorsicht: Dies ist der Netto-Stundensatz!

Es kommen also noch 19 % Mehrwertsteuer hinzu, die du deinem Kunden in Rechnung stellst. Daraus ergibt sich ein Brutto-Stundensatz in Höhe von 53,54 Euro.

Da die Mehrwertsteuer einen durchlaufenden Posten darstellt, musst du sie in der Kalkulation deiner Kosten nicht berücksichtigen. Allerdings solltest du daran denken, dass du die eingenommene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen hast. Hier empfiehlt sich ein automatisiertes Bankverfahren, dass die Mehrwertsteuer direkt auf ein entsprechendes Unterkonto überträgt.

In diesem Beispiel ist der Stundensatz immer noch sehr gering. Du solltest versuchen, auf einen Stundensatz von mindestens 60 Euro zu kommen. In vielen Branchen ist dies das durchschnittliche Stundenhonorar. Einige nehmen auch 80 Euro oder mehr.

Letzten Endes regeln aber Angebot und Nachfrage den Preis. Informiere dich über den Markt und deine Mitbewerber. Was nehmen deine Konkurrenten? Was ist in deiner Branche der übliche Stundensatz? Du solltest dich – zumindest grob – daran orientieren. Wenn deine Mitbewerber sich bei 60 Euro pro Stunde bewegen, könnte es schwierig sein, bei deinem Kunden 120 Euro zu rechtfertigen. Wenn der Durchschnitt bei 80 Euro liegt, solltest du nicht 50 Euro verlangen, selbst wenn das deine Kosten decken würde und du sogar noch einiges an Gewinn machen würdest. Der Kunde würde dann den Eindruck gewinnen, dass du nicht qualifiziert genug bist.

Denk daran:

Du ermittelst zunächst, wie viele Tage pro Jahr du arbeiten möchtest. Dann berechnest du deine Kosten, damit du weißt, wie viel Geld du mindestens einnehmen musst. Damit lässt sich dein Stundensatz schon sehr gut berechnen. Denk auch immer daran, genügend Gewinnmarge einzurechnen. Eine solche Aufstellung verschafft dir einen glasklaren Blick auf deine Finanzen. Es ist auch nicht notwendig, selbst eine komplizierte Excel-Tabelle zu erstellen.

Lade dir für deine Berechnungen am besten unseren Stundensatz-Kalkulator herunter. Dieser führt dich Schritt für Schritt zu deinem optimalen Stundensatz.

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