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Dezentrales Unternehmen Office 365

Dezentrales Unternehmen aufbauen mit Microsoft Office 365

In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, wie du unter Nutzung von Microsoft Office 365 dein Unternehmen dezentralisieren kannst und vor allem, ​warum du es in Betracht ziehen solltest.

Seit Beginn der Corona-Krise fanden sich viele Unternehmer plötzlich mit den​ Wahlmöglichkeiten konfrontiert, ihr Geschäft entweder komplett einzustellen oder ihr Unternehmen zu dezentralisieren. Damit ist gemeint, ​dass es für die Funktion deines Unternehmens nicht mehr erforderlich ist, d​en Geschäftsbetrieb ausschließlich an einem Ort stattfinde​n zu lassen, klassischerweise dem Büro.
Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass du im Moment eher eine Pseudo-Dezentralisierung betreibst und ​​nur das nötigste tust, um ​erst einmal alles am Laufen zu halten. Das ist verständlich. Allerdings kannst du aus der Reaktion auf eine Krise auch einen großen Erfolgsfaktor für die Zukunft deines Unternehmens ​gewinnen, wenn alles wieder anläuft.

Krisen bieten Chancen: Homeoffice und Remote Work ​als dauerhaften Unternehmensvorteil etablieren

​Kürzlich wurde fast jeder ins Homeoffice gezwungen, der die Arbeit nicht ruhen lassen wollte. Doch auch davor schon gab es Unternehmen, die höchst erfolgreich und produktiv komplett ohne festes Büro gearbeitet haben​, in dem jeder Mitarbeiter unabhängig von seiner Tätigkeit zu erscheinen hatte. D​as gilt nicht nur für Arbeitsweisen von – noch – Randgruppen ​wie digitalen Nomaden, sondern ebenso für etablierte Player, die mit ​international verteilten Mitarbeitern großes schaffen. Ein Beispiel wäre z.B. basecamp.com, die Entwickler der gleichnamigen SaaS und der Programmiersprache „Ruby on Rails“. Die aktuelle Situation bietet dir die Chance zu entscheiden, ob auch du dezentral werden willst. Auch wenn ​das nicht der Fall ist, solltest du ​zumindest auf eine Struktur ​zurückgreifen können, die Dezentralität für einzelne Mitarbeiter oder den Fall eines neuen Lockdowns ​ermöglicht. ​Dabei ist besonders wichtig, dass der Wechsel zur Remote Work keine Produktivitäts- und Sicherheitseinbußen mit sich bringt. Hier kommt Microsoft Office 365 ins Spiel, das unserer Meinung nach der beste Weg ist, deine Dezentralisierung schnell und sicher zu erreichen. Wir arbeiten übrigens ebenfalls auch schon seit vor Corona remote und dezentral und nutzen ebenfalls Office 365 für alle unsere Abläufe.

Wieso wir Microsoft Office 365 für unser dezentrales Unternehmen nutzen

Wir ​verwenden Microsoft Office aufgrund des guten Preis-Leistungsverhältnisses, da ​für 12 Euro im Monat alles ​enthalten ist, was ein modernes, digitales Büro benötigt. Hierzu zählen alle Microsoft-Office-Programme, jede Menge sicherer Cloud-Speicher, Microsoft Teams als Kommunikationshub und ein Exchange-Postfach pro User.

Office 365 Laptop
Office 365 Apps

Lese-Tipp: Mehr über ​Homeoffice mit Office 365 ​hier: https://www.it-founder.de/homeoffice-microsoft-office-365-remote-work/

Brauchst du Hilfe bei der Dezentralisierung deins Unternehmens?

​Zeit ist Geld - du ​brauchst nicht alles selbst auszutüfteln. Wenn du eine​n​ Experten für die optimale Microsoft Office 365-Lösung für dein Unternehmen suchst oder O365- Schulungen für deine Mitarbeiter​, ​bietet dir siller.consulting ​alles, was du zur Umsetzung ​der Dezentralisierung deines Unternehmens ​brauchst.

​Unternehmen dezentralisieren - für wen, und was sind die Vorteile?

Die Frage, wie weit du dich dezentralisieren kannst, hängt natürlich von deinem Business ab. Selbst wenn du in einer Branche bist, in der nicht alles komplett remote geht, kannst du ​doch immer Teile deines Unternehmens flexibel ​gestalten und von einer dezentralen Unternehmensstruktur und Remote Working profitieren.

Tipp: Wenn du generell noch in der Gründungsphase bist und überlegst, wie du dein Unternehmen jetzt aufstellst, ist bestimmt der große Startup-Guide für dich interessant.

Einige der wichtigen Vorteile ​von Homeoffice & Remotework für IT-Unternehmen:

  • Krisensicherheit: Fast alle Experten sind sich einig, dass mehr Lockdowns kommen können und ​dies mittelfristig auch nicht die letzte Pandemie war. Wenn du richtig aufgestellt bist, läuft dein Betrieb einfach weiter, auch wenn jeder via Office 365 von Zuhause aus arbeitet.
  • Deutlich weniger Fachkräftemangel: Schon heute geben viele Mitarbeiter an, dass ihnen die Möglichkeit von beliebig viel Arbeit ​über Homeoffice wichtiger ist als das höchste Gehalt. Für immer mehr Millennials und jünger, die für die IT-Branche ein wichtiger Faktor sind, ist es sogar ein Must-​Have-Kriterium – ​mich selbst eingeschlossen. Du hast also dadurch, dass du der Zeit voraus bist, statt hinterherzulaufen, einen großen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt.
    Ein weiterer, wichtiger Faktor ist​ die ​plötzliche Erweiterung deines Einzugsgebiets - ​nicht nur hast du nur Zugriff auf neue Mitarbeiter in 50 KM Umkreis um dein Unternehmen, sondern kannst buchstäblich weltweit suchen. Egal ob dein neuer Mitarbeiter in Berlin, in Schleswig-Holstein auf dem Lande oder in Thailand sitzt.
  • Mehr Konzentration: Mitarbeiter können sich, sofern sie ihr Homeoffice richtig organisiert haben, besser auf ihre Aufgaben konzentrieren und besser durcharbeiten.
  • Schnellere Identifikation von Mitarbeitern mit einer schlechten Leistungsbilanz: Bei einer vernetzten und remote-lastigen Arbeitsstruktur zählt auf einmal nicht mehr Charisma und als Erster zu kommen und als Letzter zu gehen. Es zähl​t, was geschafft wird​ - ​so wird leicht feststellbar, ob die Ergebnisse deinen Erwartungen entsprechen. Im Gegensatz zum weit verbreiteten Glauben haben Manager also bei Remotearbeit sogar noch mehr Kontrolle und Übersicht.
  • Glücklichere Mitarbeiter: Wie schon angesprochen, sind heutzutage vielen Mitarbeitern Flexibilität und eine Homeoffice-Option sehr wichtig. Hinzu kommt, dass sie nicht mehr substanzielle Teile ihrer Lebenszeit mit der Fahrt zur Arbeit verschwenden. Sie können ihre Zeit insgesamt freier und selbstständiger​ einteilen.
  • Einfache Einrichtung neuer Arbeitsplätze: Einer der Gründe, weshalb wir Microsoft Office 365 empfehlen, ist neben der breiten Abdeckung aller wichtigen Bereiche die Möglichkeit, das du nach einer kurzen Grundeinrichtung mit wenigen Klicks komplette, neue Arbeitsplätze erstellen kannst. Keine ewige Einrichtung und teure Software mehr…
  • Keine oder weniger Fixkosten mehr durch Büros, Einrichtung, Nebenkosten und vielem mehr:
    Wenn du kein Büro mehr hast oder nur noch ein Rumpfbüro oder Konferenzräume, die du bei Bedarf mietest, reduzieren sich deine Fixkosten massiv. Du kannst dieses Kapital dann in echtes Wachstum investieren und bist auch flexibler, wenn die Liquidität einmal knapp wird.

Mögliche Nachteile einer Dezentralisierung:

  • Homeoffice ​will gelernt und bewusst durchgeführt werden: Der Homeoffice-Arbeitsplatz muss so eingerichtet sein, dass die Arbeit ernst genommen ​und die Arbeitszeit auch von der Familie respektiert wird. So, als ob der Mitarbeiter im Büro ist, damit nicht ständig Ablenkungen die Arbeit unterbrechen. Auch muss bei dafür anfälligen Menschen, ​also bei vermutlich fast jedem, ein Rezept gegen Prokrastination gefunden werden. Im Normalfall pegeln sich aber alle diese ​Dinge schnell ein.
  • Es kann zum Stresstest für die Firmenkultur werden, wenn ein Mix aus Office- und Remote- Arbeit stattfindet. Daher muss das Management hier besonders sensibel vorgehen. Die Gründe können vielfältig sein​: Ob es sich um nicht stattfindende Kommunikation handelt, ​Missmut, dass andere Mitarbeiter die Chance auf Homeoffice haben oder auch einfach das Festhalten der alt Eingesessenen an den bestehenden Strukturen und Tools.
  • Es muss noch mehr Augenmerk auf Sicherheit gelegt werden, was die Verbindungen, aber auch die Endgeräte und nicht zuletzt den Homeoffice-Arbeitsplatz ​angeht.

Brauchst du ​Unterstützung bei der Dezentralisierung deines Unternehmens mit Microsoft Office 365?

​Zeit ist Geld - du ​brauchst nicht alles selbst auszutüfteln. Wenn du eine​n​ Experten für die optimale Microsoft Office 365-Lösung für dein Unternehmen suchst oder O365- Schulungen für deine Mitarbeiter​, ​bietet siller.consulting ​dir alles, was du zur Umsetzung der Dezentralisierung deines Unternehmens brauchst.

​Unsere Tipps, egal ob du Microsoft Office 365 verwendest oder nicht:

  • Falls du Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen oder mit unterschiedlichen Angewohnheiten hast, stelle sicher, dass du mindestens einige Stunden am Tag hast, die sich bei allen überschneiden.
  • Nutze Screenshots und gemeinsame Screencasts zusätzlich zu Videokonferenzen, um die Kommunikation und den Informationsfluss zu verbessern. (Tipp: Microsoft Teams)
  • ​Fördere bewusst auch zwischenmenschliche​n Kontakt, ​statt dass alle Mitarbeiter einfach vor sich hin arbeiten.
  • Halte alle wichtigen Informationen offen und für alle sichtbar vor,  z.B. Arbeitspläne, To-dos, Kalender und Daten. (Tipps: Microsoft OneDrive, Tasks, Outlook + Exchange)
  • Feiere Erfolge und stelle sicher, dass jeder ​​seine ​​Fortschritte vor Augen hat.
  • Wenn dir eine komplette Dezentralisierung zu viel ist, ​erwäge einen Misch-Ansatz. Z.B. ein kleines Büro mit einer Rumpfbesetzung oder den Mitarbeitern, die unbedingt an einem Ort oder physisch zusammenarbeiten müssen.
  • Arbeite mindestens mit einem ganzen Team von Remote-Workern oder Homeoffice-Mitarbeitern. Nicht mit einem Einzelnen, der dann schnell "außen vor ist".

Guides zum Thema Homeoffice & Remote Work:

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Wer hier  schreibt:

Seit vielen Jahren bin ich als Digital-Produktmanager im Startupbereich tätig und helfe bei der Konzeption und dem Aufbau neuer Digitalprodukte. Über die Jahre habe ich auch in der Webentwicklung, im Design, UX und der Conversion Optimization gearbeitet. Auch habe ich eigene Startups gegründet und Entrepreneurship als Mitarbeiter von der Seite der Venture Capitalists & Company Builder kennengelernt. Nun gebe ich meine Erfahrungen als Teil des IT-founder Teams an euch weiter.

Dennis Singh

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