Als komplettes Remote-Team, das über ganz Deutschland verteilt ist, nutzen wir bei IT-Founder schon seit Jahren Microsoft Office 365 für unsere tägliche Zusammenarbeit. Aktuell erfolgte in vielen Unternehmen die Umstellung von Office auf Homeoffice-Betrieb sehr schnell und auch unfreiwillig.
Daher möchten wir hier unsere Erfahrungen mit dir teilen, um dir ggf. den Umstieg zu erleichtern und dir natürlich auch zu helfen, deinen Mitarbeitern den Umstieg so leicht wie möglich zu machen.Einen Artikel darüber, warum wir generell empfehlen, ein Unternehmen so aufzustellen, dass Home- und Remote Arbeit möglich sind und welche großen Vorteile diese Aufstellung dir auch in Zeiten ohne Lockdown bieten wird, findest du hier.
Die Vorteile von Homeoffice und Remote Work
Homeoffice ist der Arbeitsplatz, an dem man seinen Job von zu Hause aus ausübt. Dies kann nun zunehmend auch als Arbeitnehmer sein, war aber früher vor allem die Domäne der Freelancer und Online-Unternehmer. In der Regel impliziert Homeoffice aber auch, dass es sich um einen festen Ort handelt, der immer gleich bleibt und zudem meistens auch ein „normales“ Office beim Unternehmen vor Ort vorhanden ist, das im Wechsel genutzt wird.
Der Unterschied zwischen Homeoffice und Remote Worker
Der Remote Worker kann zwar auch von einem Homeoffice aus arbeiten, ist aber oft so weit entfernt, dass er nicht einmal eben am Firmensitz vorbeischauen kann - zum Beispiel vielleicht gerade auf Bali in Asien. Hier ergibt sich noch ein für die Arbeit bedeutender Unterschied: Remote Worker können durchaus auch am Reisen sein und befinden sich nicht immer an einem Ort. Zudem ist es möglich, dass sich die lokalen Zeitzonen deutlich zu denen am Firmensitz unterscheiden. Mit ein wenig Organisation ist das aber auch kein Problem, wie ich aus eigener Erfahrung als reisender Remote Worker sagen kann.
Im Folgenden beschäftigen wir uns aber mit dem Homeoffice als verbreitetere Arbeitsform.
Homeoffice-Arbeitsplatz einrichten
Das Kernstück des Homeoffice-Arbeitsplatzes ist der PC oder Laptop. Laptops haben den Vorteil, dass nur ein einziges Gerät benötigt wird, das einfach zwischen Firmen- und Homeoffice hin und her getragen werden kann.
Achtung: Natürlich geht es in erster Linie darum, erst einmal überhaupt arbeitsfähig zu werden. In diesen Situationen funktioniert natürlich auch der Laptop am Küchentisch mit Kind und Kegel, da alles besser ist, als überhaupt nicht arbeiten zu können. Um hochproduktiv und für längere Zeit im Homeoffice zu arbeiten, reicht dieser Zustand allerdings nicht aus.
Ein Mitarbeiter sollte möglichst nicht seinen Privatrechner nutzen, da dieser nicht nur ein unbekanntes Sicherheits- (Viren, Malware, mehrere Benutzer) und Ausfallrisiko darstellt. Durch die fehlende Trennung von Arbeit und Privatleben erhöht er auch die Anfälligkeit für Prokrastination.
Am besten eignet sich ein robuster, sehr leichter Arbeitsrechner, der sich an Leistungsfähigkeit für Office-Tätigkeiten orientiert. Ein gutes Beispiel hierfür, das ich selbst seit geraumer Zeit nutze, ist das Thinkpad T470s.
Weiterhin sollten für einen optimalen Empfang ein externes Mikrofon und eine brauchbare HD-Webcam vorhanden sein.
Für die Telefonanbindung mit realen Nummern eignen sich Voice over IP-Anlagen in virtueller Form, wie z.B. von Placetel oder ganz einfach das Handy mit Flatrate.
Wichtige Dinge, die es bei der Homeoffice-Einrichtung zu beachten gibt:
Bild: Hier z.B. mein Homeoffice, das allerdings schon zu den fortgeschritteneren Varianten gehören dürfte.
Nachdem das Büro steht, wird es jetzt Zeit für Office 365:
Wir empfehlen Microsoft Office 365, weil eine Lizenz für 12 Euro pro Monat/Arbeitsplatz alles enthält, was du für Bürotätigkeiten brauchst - von umfassenden Lösungen zur Video-Kollaboration und Kommunikation bis hin zu Cloudspeicher und einem Exchange-Postfach.
Nach Buchung eines neuen User-Slots per Klick muss der neue Homeoffice-Mitarbeiter nur noch einmalig den Microsoft Office 365-Installer herunterladen und ausführen, der Rest geht dann ziemlich von selbst.
Nach der Installation der reinen Tools braucht es auch konkrete Arbeitsstrukturen. Alle laufenden Projekte sollten sich in Form von Ordnern im Onedrive, Dokumentationen in Onenote und Tasks z.B. in Microsoft Tasks wiederfinden.
Brauchst du Unterstützung bei der Einrichtung von Office 365 Homeoffice-Arbeitsplätzen für dein Unternehmen?
Zeit ist Geld - du brauchst nicht alles selbst auszutüfteln. Wenn du einen Experten für die optimale Microsoft Office 365-Lösung für dein Unternehmen suchst oder Microsoft Schulungen für deine Mitarbeiter, bietet siller.consulting dir alles, was du zur Einrichtung von sicheren und leistungsstarken Homeoffice-Arbeitsplätzen mit Office 365 brauchst.
Typische Hindernisse und potenzielle Probleme beim Arbeiten im Homeoffice
Sicherheit und Arbeitsorte mit Homeoffice und Remote Work
Kommunikation und Aufgaben im Homeoffice
Für die Kommunikation im neuen Homeoffice eignet sich Microsoft Teams hervorragend. Auch wir benutzten für die externe Kommunikation teilweise Zoom, wenn die Anforderungen in dessen Stärken fallen. Für die interne Kommunikation und die Kommunikation mit Kunden verwenden wir jedoch immer und ausschließlich Microsoft Teams. Einen umfangreichen Artikel zu den Vorteilen von Teams findest du hier.
Gemeinsame Arbeit und Aufgaben im Homeoffice
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