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Office 365 Homeoffice

Homeoffice mit Microsoft Office 365

Als komplettes Remote-Team, das über ganz Deutschland verteilt ist, nutzen wir bei IT-Founder schon seit Jahren Microsoft Office 365 für unsere tägliche Zusammenarbeit. Aktuell erfolgte in vielen Unternehmen die Umstellung von Office auf Homeoffice-Betrieb sehr schnell und auch unfreiwillig.

​Daher möchten wir ​hier unsere Erfahrungen mit dir teilen, um dir ggf. den Umstieg zu erleichtern und ​dir natürlich auch zu helfen, deinen Mitarbeitern den Umstieg so leicht wie möglich zu machen.

Einen Artikel darüber, ​warum wir generell empfehlen, ein Unternehmen so aufzustellen, dass Home- und Remote Arbeit möglich sind und welche großen Vorteile diese Aufstellung dir auch in Zeiten ohne Lockdown bieten wird, findest du hier.

Die Vorteile von Homeoffice und Remote Work

Homeoffice ist der Arbeitsplatz, an dem man seinen Job von zu Hause aus ausübt. Dies kann nun zunehmend auch als Arbeitnehmer sein, war aber früher vor allem die Domäne der Freelancer und Online-Unternehmer. In der Regel impliziert Homeoffice aber ​auch, dass es sich um einen festen Ort handelt, der immer gleich bleibt und zudem meistens auch ein „normales“ Office beim Unternehmen vor Ort vorhanden ist, das im Wechsel genutzt wird.

Der Unterschied zwischen Homeoffice und Remote Worker

Der Remote Worker kann zwar auch von einem Homeoffice aus arbeiten, ist aber oft so weit entfernt, dass er nicht einmal eben am Firmensitz vorbeischauen kann​ - zum Beispiel vielleicht ​gerade auf Bali in Asien​. Hier ergibt sich noch ein für die Arbeit bedeutender Unterschied: Remote Worker können durchaus auch am Reisen sein und befinden sich nicht immer an einem Ort. Zudem ist es möglich, dass sich die lokalen Zeitzonen deutlich zu denen am Firmensitz unterscheiden. Mit ein wenig Organisation ist d​as aber auch kein Problem, wie ich aus eigener Erfahrung als reisender Remote Worker sagen kann.

Im Folgenden beschäftigen wir uns aber mit dem Homeoffice als verbreitetere Arbeitsform.

Homeoffice-Arbeitsplatz einrichten

Das Kernstück des Homeoffice-Arbeitsplatzes ist der PC oder Laptop. Laptops haben den Vorteil, dass nur ein einziges Gerät benötigt wird, das einfach zwischen Firmen- und Homeoffice hin und her getragen werden kann.

Achtung: Natürlich geht es in erster Linie darum, erst einmal überhaupt arbeitsfähig zu werden. In diesen Situationen funktioniert natürlich auch der Laptop am Küchentisch mit Kind und Kegel, da alles besser ist, als überhaupt nicht arbeiten zu können. Um hochproduktiv und für längere Zeit im Homeoffice zu arbeiten, reicht dieser Zustand allerdings nicht aus.

Ein Mitarbeiter sollte ​möglichst nicht seinen Privatrechner nutzen, da dieser nicht nur ein unbekanntes Sicherheits- (Viren, Malware, mehrere Benutzer) und Ausfallrisiko darstellt​. ​Durch die fehlende Trennung von Arbeit und Privatleben erhöht er auch die Anfälligkeit für Prokrastination.

Am besten eignet sich ein robuster, sehr leichter Arbeitsrechner, der sich an Leistungsfähigkeit für Office-Tätigkeiten orientiert. Ein gutes Beispiel hierfür, das ich selbst seit geraumer Zeit nutze, ist das Thinkpad T470s.

Weiterhin sollten für einen optimalen Empfang ein externes Mikrofon und eine brauchbare HD-Webcam vorhanden sein.

Für die Telefonanbindung mit realen Nummern eignen sich Voice over IP-Anlagen in virtueller Form, wie z.B. von Placetel oder ganz einfach das Handy mit Flatrate.

Wichtige Dinge, die es bei der Homeoffice-Einrichtung zu beachten gibt:

  • Das Homeoffice ist ein echtes Büro, kein Nebenschauplatz. ​Im Fall mehrerer Hausbewohner sollte es daher möglichst in einem eigenen Raum untergebracht sein. Zudem sollten alle Mitbewohner wissen, dass man, wenn man an der Arbeit ist, so wenig erreichbar ist wie im entfernten Firmenoffice. Das vermeidet ständige Ablenkungen. Zudem schafft es eine örtliche Trennung.
  • Ein weiterer wichtiger, oft vergessener Punkt ist die Ergonomie… Es sollte auf keinen Fall trotz Homeoffice einfach mit dem Laptop gearbeitet werden, der auf dem Tisch steht. Das ist ein No-Go. Stattdessen sollte auf auch ein großer Zweitmonitor mit angeschlossen werden - am besten 26 Zoll oder größer. Zudem sollten Laptop und Monitor so hoch stehen, dass bei direkte​m geradeaus​ Schauen die Oberkante des Hauptbildschirms mit der Höhe der Augen abschließt.
    Dementsprechend wird auch eine externe Voll-Tastatur benötigt.
    Tipp: ​Mit dem Laptop unterwegs eignet sich z.B. ein „Nextstand“ zum Arbeiten.
  • Ebenso ist ein ergonomischer Arbeitsstuhl Pflicht, wenn das Homeoffice über einen längeren Zeitraum genutzt wird. Wir sind alle Profis und das ist ein Office, auch wenn einen Raum weiter das Wohnzimmer liegt. Letzt​lich ändert auch die Homeoffice-Tätigkeit nichts daran, dass wir unseren Körper noch viele Jahre brauchen, um produktiv arbeiten und gut leben zu können.
Homeoffice

Bild: Hier z.B.mein Homeoffice, das allerdings schon zu den fortgeschritteneren Varianten gehören dürfte.

Nachdem das Büro steht, wird es jetzt Zeit für Office 365:

​Wir empfehlen Microsoft Office 365, ​weil eine Lizenz für 12 Euro ​pro Monat/Arbeitsplatz alles enthält, was ​du für Bürotätigkeiten b​rauchst​ - von umfassenden Lösungen zur Video-Kollaboration​ und Kommunikation bis hin zu Cloudspeicher und einem Exchange-Postfach.

Nach Buchung eines neue​n User-Slots per Klick muss der neue Homeoffice-Mitarbeiter nur ​noch einmalig den Microsoft Office 365-Installer herunterladen und ausführen, der Rest geht dann ​​ziemlich von selbst.

Office 365 Apps

Nach der Installation der reinen Tools braucht es auch konkrete Arbeitsstrukturen. Alle laufenden Projekte sollten sich in Form von Ordnern im Onedrive, Dokumentationen in Onenote und Tasks z.B. in Microsoft Tasks wiederfinden.

Brauchst du ​Unterstützung bei der Einrichtung von Office 365 Homeoffice-Arbeitsplätzen für dein Unternehmen?

​Zeit ist Geld - du ​brauchst nicht alles selbst auszutüfteln. Wenn du eine​n​ Experten für die optimale Microsoft Office 365-Lösung für dein Unternehmen suchst oder O365- Schulungen für deine Mitarbeiter​, ​bietet siller.consulting ​dir alles, was du zur Einrichtung von sicheren und leistungsstarken Homeoffice-Arbeitsplätzen mit Office 365 brauchst.

Typische Hindernisse und potenzielle Probleme beim Arbeiten im Homeoffice

  • Mangelnde Erfahrung der Mitarbeiter und des Führungspersonals mit Remote-Arbeit.
  • Unklarheit über die Aufgaben und neuen Strukturen.
  • Mangelnde Kommunikation. Es wird zu spät und zu selten kommuniziert.
  • Zu viele Ablenkungen im Homeoffice. Sei es, weil Privates und die Arbeit nicht sauber genug getrennt sind oder weil Mitbewohner nicht akzeptieren, dass Zeit exklusiv für die Arbeit reserviert ist. Gerade Haustieren oder Kindern ist ​das nicht ​leicht zu vermitteln. Hier würde sich das Konzept des eigenen Homeoffice-Raumes anbieten, soweit möglich.

Sicherheit und Arbeitsorte mit Homeoffice und Remote Work

  • ​Neben einer guten Internetverbindung ist Verbindungssicherheit wichtig​ - ob ​vor Ort im Homeoffice oder unterwegs. Für die Sicherheit sollte zur Kommunikation mit dem Internet immer ein VPN-Dienst ​genutzt werden. Dieser verschlüsselt Daten so, dass sie nicht von Dritten abgefangen werden können. Ein guter Anbieter ist z.B. "NordVPN".
  • Auch von zuhause solltest du dich weiterhin ausloggen, wenn du den Rechner verlässt, wie du es auch im Unternehmen tust (Windows-Shortcut z.B. Windows-Taste + L).
  • Am besten ​nutzt du den Arbeitsrechner tatsächlich nur für die Arbeit, um weitere Sicherheitsrisik​en zu vermeiden.​
  • Es sollte immer ein Passwortmanager ​verwendet werden und jeder Login über ein einzigartiges und ​starkes Passwort verfügen. ​Der Passwor​d-Sa​fe wird optimalerweise zentral von dir für deine Mitarbeiter ​verwaltet. Ein guter Password-Sa​fe mit dieser Funktionalität ist z.B. „LastPass“.

Kommunikation und Aufgaben im Homeoffice

Für die Kommunikation im neuen Homeoffice eignet sich Microsoft Teams hervorragend. Auch wir benutzten für die ​externe Kommunikation teilweise Zoom, wenn die Anforderungen in dessen Stärken f​allen. Für die interne Kommunikation und die Kommunikation mit Kunden verwenden wir jedoch immer und ausschließlich Microsoft Teams. ​Einen umfangreichen Artikel zu den Vorteilen​ von Teams findest du hier.

Office 365 Teams

Gemeinsame Arbeit und Aufgaben im Homeoffice

  • ​Für ein erfolgreiches Homeoffice ist Kommunikation das Wichtigste​, gerade weil sie nicht wie im Büro automatisch stattfindet. ​Dadurch gewinnt bewusste Absprache an Bedeutung sowie (auch ​abseits ​der aktuellen Arbeitsbereiche) Gelegenheiten des Austauschs zu schaffen​. Sozusagen die ​virtuelle Büroküche, da hier oft wichtige Themen besprochen und neue Ideen geboren werden.
  • Einfach einmal anrufen, statt eine Mail zu schreiben... Auch im Homeoffice geht ​das oft schneller als einen langen und potenziell missverständlichen Text zu schreiben.
  • Wenn das Team komplett remote arbeitet, ​sollte ein Teil der massiven Einsparungen ​durch das Homeoffice ​zum Veranstalten von Events ​genutzt werden, auf denen alle Mitarbeiter zusammenkommen und sich austauschen können. ​Dazu eignen sich auch "Workations", ​​eine Kombination von Urlaub ​​mit ​arbeits- ​​und wachstumsbezogenen Themen. Die unterstützen zudem das Teambuilding​.​​
  • Es sollte immer für jeden ​auf einen Blick erkennbar sein, woran gearbeitet wird und wo es hakt. ​Für viele Prozesse haben sich hier Kanban-Boards ​etabliert.

Weitere Guides zum Thema Remote Work:

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Wer hier  schreibt:

Seit vielen Jahren bin ich als Digital-Produktmanager im Startupbereich tätig und helfe bei der Konzeption und dem Aufbau neuer Digitalprodukte. Über die Jahre habe ich auch in der Webentwicklung, im Design, UX und der Conversion Optimization gearbeitet. Auch habe ich eigene Startups gegründet und Entrepreneurship als Mitarbeiter von der Seite der Venture Capitalists & Company Builder kennengelernt. Nun gebe ich meine Erfahrungen als Teil des IT-founder Teams an euch weiter.

Dennis Singh

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