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IT-founder Podcast

#111 Wieder eine Frist verpennt? Durch das Delegieren von Aufgaben kannst du das verhindern!

Dieses Mal im IT-founder Podcast:

Du kennst jemanden, der diesen Podcast hören sollte? Teile dein Wissen:

In der heutigen Folge erfährst du, wie du relativ einfach unliebsame Aufgaben delegieren kannst, wie du dafür sorgen kannst, dass dein Backoffice plötzlich von alleine erledigt wird, dass Rechnungen geschrieben werden, deine Umsatzsteuervoranmeldung erledigt ist. Deine Stapel auf dem Schreibtisch auf magische Art und Weise verschwinden.



Du bist nicht Chef, um deine Zeit zu verschwenden


Eine der wichtigsten Aufgaben als Unternehmer ist es, zu entscheiden, was man denn eigentlich tut. Womit verbringst du deine Zeit? Ich persönlich verbringe ehrlicherweise viel zu viel Zeit mit Dingen, die ich gar nicht selber machen sollte. Da ist jede Menge Kleinkram bei, aber auch viel zu viele Fachaufgaben. Ich möchte also quasi die Tipps mit dir teilen, die ich gerade selber wieder entdecke. Was bringt es denn eigentlich, bestimmte Aufgaben zu delegieren?


Nun, beginnen wir von vorn: Ich als Geschäftsführer einer GmbH (das gleiche Thema hast du aber auch als Einzelunternehmer und Gewerbetreibender) muss einmal im Monat meine ganze Zettelwirtschaft sortieren. Dutzende Belege, Reisekostenabrechnungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, und und und. Naja und vielleicht kennst du das, man macht es sehr lange selber, weil „es sind ja nur ein paar Stunden im Monat“ und „so viel ist das ja gar nicht“ und „das jemandem zu erklären dauert ja viel länger“… Und ja.
Es gibt tatsächlich ein paar mehr von diesen Aufgaben, die immer nur „ein paar“ Stunden kosten und ich bin super dankbar, dass Anna mir den Rücken frei hält und diese Aufgaben für mich übernimmt.

Investiere in Assistenten – virtuell und real


Wenn du natürlich noch keinen einzigen Mitarbeiter hast und alles selber machst, dann würde ich dir als ersten Schritt erstmal empfehlen, ganz einfache Tätigkeiten und Aufgaben zu delegieren. Such dir eine virtuelle Assistenz. Nach Möglichkeit jemanden von hier und nicht Hauptsache billig am anderen Ende der Welt, such dir jemanden in Deutschland, der dann im Zweifelsfall seine 20 oder 25 Euro die Stunde kostet. Für Assistenztätigkeiten findest du für den Betrag schon gut jemanden.

Zwei Assistenzservices in Deutschland kann ich dir da empfehlen: https://www.my-vpa.com/ und https://de.fiverr.com/

Delegier erstmal kleine Aufgaben, etwas, das dich vielleicht zwei drei Stunden im Monat kosten würde. Das würde ich dir auf jeden Fall als ersten Schritt empfehlen, bevor du anfängst, Mitarbeiter einzustellen oder irgendwas Großes zu machen.

Auch das Abgeben von Arbeiten muss man erst üben. Delegieren, reviewen, dieser Prozess funktioniert nicht mal eben von alleine.
Wenn du dann Erfahrungen im Delegieren gesammelt hast, dann weißt du in etwa, wie es funktioniert und wo es vielleicht hakt. Wenn du mit einem Ergebnis unzufrieden bist, liegt die Verantwortung mit bei dir. Natürlich kann auch einfach mal ein Dienstleister schlecht sein. Gibst du aber Aufgaben ab, dann bist du in der Verantwortung.

Ist das Ergebnis schlecht, hast du entweder schlecht delegiert oder einen schlechten Job gemacht, die richtige Person auszusuchen. Manchmal hast du auch einfach mal Pech. Die Verantwortung bei sich selbst zu suchen, ist eine wichtige Grundvoraussetzung, wenn du demnächst dann Mitarbeiter einstellen möchtest. Da würde ich dir als nächsten Schritt empfehlen, erstmal eine 450 Euro – Kraft einzustellen.

Sortiere aus, was du abgeben kannst


Mach dir gerne im Vorfeld eine Liste. Was sind Tasks, die wiederkehrend sind? Was muss regelmäßig erledigt werden, auch wenn du es ungern machst? Wo könntest du dir vorstellen, entlastet zu werden? Wie sehen deine Prozesse aus? Diese Prozesse sind eine gute Grundlage für die spätere Einarbeitung deiner Assistenz.


Ja und dann schaust du im zweiten Schritt, dass du dir nach der virtuellen Assistenz eine persönliche Assistenz suchst, die räumlich auch in der Nähe ist. Warum? Ich zum Beispiel liebe ein papierloses Büro. Ich kann das aber nicht leben, wenn ich überall für Belege kriege. Ich freue mich dann einfach riesig, wenn ich die einfach in einen Karton schmeiße und meine „magische Anna“ sorgt dann dafür, dass am Ende des Monats alles ordentlich sortiert ist.

Überleg dir also ganz konkret, kannst du deiner Assistenz Zugang zum Postfach geben? Oder für irgendwelche Plattformen wie Google oder Facebook, um Ads zu schalten? Meine Assistentin hat tatsächlich Zugang zu meinen Emails und kann sich da im Zweifelsfall selber die rausfischen, wo Belege mit anhängen. Sie hat genauso Zugang zu meiner Bürosoftware. Ich nutze LexOffice, um selber Rechnungen zu schreiben und DATEV, um die vorbereitete Buchhaltung zu machen.

Je nachdem kann sie mir dann auch eine Rechnung schreiben, wenn ich zum Beispiel erst noch auf einen unterschriebenen Beleg warten muss. Trudelt diese Mail mit dem Beleg dann ein, kann sie sich den herausfischen und die Ausgangsrechnung stellen.

Der Klassiker im Büro: Briefe und Fristen


Auch ganz normale Ablage ist etwas, was man gut delegieren kann. Ich persönlich habe nicht viele Briefe, aber ein paar kommen halt doch rein und manche sind wichtig und ich lege mir die alle auf einen Stapel – und verpasse dann die Fristen. Sowas kann man prima auslagern. So bekommst du stückweise wieder mehr Kapazität und mehr freien Denkraum, um dich um die Dinge zu kümmern, um die du dich als Geschäftsführer eigentlich kümmern willst.

Deshalb empfehle ich dir, dir erst eine Virtuelle Assistenz und im zweiten Schritt dann eine echte Bürounterstützung zu suchen. Das macht das Leben deutlich leichter.
Falls du dir noch unsicher bezüglich der Aufgabenverteilung bist oder Fragen hast, dann schau gerne in unsere Facebookgruppe rein, falls du da nicht schon drin bist. Geh dafür einfach bei Facebook in die IT-founder Gruppe und schick eine kurze Anfrage, dann lasse ich dich rein, sofern du IT-Unternehmer oder Gründer im IT-Bereich bist.

Ansonsten wünsche ich dir noch ganz viel Erfolg mit deinem Unternehmen und bis zum nächsten Mal, ciao!

Und wenn dir diese Folge gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn du mir eine 5-Sterne-Bewertung auf iTunes hinterlässt. Als Dankeschön nenne ich dich persönlich in meiner nächsten Folge.

Je mehr positive Bewertungen mein Podcast hat, desto mehr kann ich mit meiner Arbeit erreichen. Außerdem bekomme ich durch dich wertvolles Feedback, das mir hilft, meine Episoden noch besser für dich zu machen und die Inhalte zu erstellen, die dich begeistern und weiterbringen.

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Wer hier  schreibt:

CEO von IT-founder.de, Gründer, Business-Coach und langjähriger Selbstständiger in der IT-Branche. Als Gründer fühlst du dich vielleicht manchmal erschlagen von der Menge und Vielfalt der anstehenden Aufgaben. Ich zeige dir aus eigener Erfahrung, wie du mit deinem IT-Unternehmen erfolgreich startest und Fehler vermeidest!

Tobias Ziegler

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