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IT-founder Podcast

#112 Behalte den Überblick , biete Service und lerne aus Fehlern – einfacher kommst du nicht ans Ziel

Dieses Mal im IT-founder Podcast:

Du kennst jemanden, der diesen Podcast hören sollte? Teile dein Wissen:

Zuerst möchte ich mich entschuldigen, falls du letzte Woche Donnerstag vergeblich auf eine neue Folge gewartet hast! Ich habe zurzeit sehr viel um die Ohren und die letzten Wochen und Monate sehr viel zu tun – dafür bin ich sehr dankbar. Es hätte, wie bei vielen anderen Unternehmern, durch Corona ganz anders kommen können.
Jetzt bin ich aber wieder für dich da – ganz frisch und direkt aus dem Urlaub!

Heute soll es um die Bausteine eines Unternehmens gehen und wir gehen nochmal kurz auf die Serviceverträge ein. Vielleicht spielst du schon länger mit dem Gedanken, Managed Services anzubieten und hast es bisher einfach noch nicht gemacht. Irgendetwas hält dich vielleicht noch zurück und genau darum soll es heute gehen.



Die Bausteine deines Unternehmens


Was bedeutet es, ein Unternehmen zu führen? Was sind die einzelnen Bausteine, die in deiner Firma  existieren und wie findest du heraus, was jetzt gerade dein Engpass ist? In der IT – Branche hat dein Unternehmen in der Regel zwei Seiten. Zum einen gibt es die Nachfrageseite: Kennen mich meine Kunden, meine Interessenten, kommen Anfragen rein? Auf dieser Seite sorgst du also dafür, dass genug Nachfrage da ist. Zum anderen haben wir die Deliveryseite: Wenn ein Auftrag da ist, wird er dann gut abgearbeitet? Kannst du deinen Kunden zeitnah bedienen? Bekommen deine Kunden die Qualität, die sie erwarten? Diese Seite ist also deine Leistungserbringungsseite.


Extra Service muss nicht extra kosten


Bei der Leistungserbringung können wir noch etwas tiefer in die Services reingehen: Hast du einen klassischen Kundensupport? Einen kostenpflichtigen Kundenservice, der hilft, Probleme beim Kunden zu lösen? Oder hast du eher kostenfreie Zusatzservices, welche dem Kunden gratis zur Verfügung stehen? Das kann eine einfache Rückrufleistung sein, wenn der Kunde beispielsweise eine Frage hat. Das kann auch sein, zu ungewöhnlichen Zeiten erreichbar zu sein oder Angebote innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu schreiben. Services müssen nicht immer eine kostenpflichtige Leistung sein, sondern können auch Kundenservice im Sinne des positiven kostenlosen Kundenerlebnisses sein.
Wenn du für deinen Kunden Hard – und Software einkaufst, für ihn die besten Produkte heraussuchst, wie viel Zeit nimmt eigentlich deine Recherche in Anspruch? Auch dieser Einkauf ist ein wichtiger Baustein deines Unternehmens. Du musst dich um die richtigen Produkte kümmern, um die Bezahlweise, um die Rechnungen oder die Vermittlung des Kunden an den Händler.
Das Ganze kann auch noch um Softwareservices oder Dienstleistungen erweitert werden: Vielleicht hast du selbst ein Netzwerk an ITlern, die vermittelt werden müssen. Die Prozesse müssen koordiniert werden.

Rechnungen und Personal: Bloß nicht den Überblick verlieren!
Neben den Services spielt die Buchhaltung in deinem Unternehmen eine große Rolle. Die Finanzen, die im Unternehmen so laufen, die Rechnungen die reinkommen oder rausgehen, die Geschäftskorrespondenz – all das muss bearbeitet werden. Alle paar Jahre kommt zudem eine Betriebsprüfung, da musst du in der Lage sein, die ganzen Informationen entsprechend bereitzustellen.
Ein weiterer großer Bereich ist das Personal. Bevor du jemanden einstellst oder dir ein kleines Team zusammenbaust, musst du erstmal wissen, für was konkret du einen Mitarbeiter brauchst.
Was soll dein Mitarbeiter machen und was soll er mitbringen? Welche Fachkenntnisse sind notwendig und braucht er vielleicht auch methodische Kompetenzen?
Wenn das für dich klar ist, dann geht es an die Personalbeschaffung. Lege dir Argumente zurecht, warum ein Bewerber ausgerechnet zu dir und deinem Unternehmen kommen sollte. Im Bewerbungsgespräch dann solltest du gut vorbereitet sein. Eine Bewerbung zu bekommen bedeutet nicht, auch direkt einen Mitarbeiter zu bekommen. Ziehe Vergleiche zwischen den Bewerbern – vielleicht kannst du auf Basis der Unterlagen schon vorsortieren? Führe auf jeden Fall persönliche Gespräche und sage erst einem Bewerber zu, wenn du hundertprozentig überzeugt bist.
Es kann auch immer hilfreich sein, sich alle Aufgaben einmal zu notieren. Da du erstmal alles bei dir als Geschäftsführer liegen hast, solange du keine Mitarbeiter einstellst, bekommst du so einen ersten Überblick. Dann kannst du dir ein bisschen markieren, was wichtig ist, wo läuft es schlecht und wo kannst du wie eine Verbesserung herbeiführen. Dafür musst du das Rad nicht neu erfinden, aber ein Überblick über das große Ganze kann schon Wunder bewirken. Jeden Tag ein bisschen Verbesserung hilft dir auf lange Sicht, dass dein Unternehmen rund läuft.


Serviceverträge und ihre Umsetzung: Mut zum Angebot


Der nächste Themenblock für diese Folge sollen die Serviceverträge sein. In einer meiner letzten Folgen habe ich dir bereits einiges über Serviceverträge erzählt (die Folge findest du hier), heute soll es darum gehen, die Verträge auch wirklich zu verkaufen und das Ganze tatsächlich umzusetzen.

Szenario 1:


Du bist angestellt, hast nebenberuflich gegründet und seit ein paar Jahren vielleicht auch schon einen kleinen Kundenstamm. Wenn du jetzt ein Grundrauschen an Einnahmen hättest, beispielsweise durch die Serviceverträge, von dem du dann auch leben könntest, dann würdest du deinen Job endlich kündigen und hauptberuflich in deiner Selbstständigkeit arbeiten. Du hast diesen Gedanken, aber du machst es nicht. Auf der einen Seite macht dir jetzt vielleicht zu schaffen, wenn du drei vier Serviceverträge verkauft hast, musst du ja auch immer erreichbar sein. Und das kann ja unter Umständen während der Arbeitszeit sein und wie sollst du da für deine potenziellen Kunden zu erreichen sein und ja.
Das ist zwar absolut nachvollziehbar, würdest du aber selbstständig arbeiten und wärst bei einem anderen Kunden, während Servicekunde xy dich anruft, dann wärst du genauso mit deiner Arbeit beschäftigt. Es ist also ganz egal, ob du als Angestellter oder als Selbstständiger einen Servicevertrag hast. Es kommt manchmal vor, dass du nicht sofort kannst und erstmal schauen musst, wo du jetzt wie am besten hilfst.
Auf der anderen Seite ist auch ganz klar, der Erfolg von deinem eigenen Unternehmen, von dir als Selbstständiger, hat seinen Preis: Du gibst die liebgewonnenen Kollegen auf, die Kaffeepausen, die Videokonferenzen. Du kannst nicht mehr mal eben deine lieben Kollegen anrufen und ein Problem mit ihnen gemeinsam lösen. 
Erst, wenn du wirklich bereit bist, ich darauf einzulassen und diesen Preis zu bezahlen, wirst du die Handbremse lösen und starten können.

Szenario 2:


Du hast ein paar Kunden und würdest gerne Serviceverträge anfangen, aber du kommst einfach gar nicht erst zu dem Punkt, an dem du ihnen ein Angebot unterbreitest. Dein Kunde hat nicht nach einem Serviceangebot gefragt und du fürchtest, dass er ablehnt, wenn du anfängst, ihm etwas aufzuschwätzen.
Diese Kraft, die da wirkt, kann ziemlich stark sein. Du kannst aber den Spieß einfach umdrehen: Es ist okay, wenn dein Kunde nein sagt! Du ist kein Hardcore-Verkäufer und musst nicht auf Teufel komm raus etwas an den Mann bringen. Unterbreite ihm ein faires Angebot. Sagt er zu, ist das in Ordnung. Sagt er nicht zu, ist das auch in Ordnung! Sei dankbar dafür, dass der Kunde klar kommuniziert, was er will – oder was er eben nicht will.
Wenn dein Kunde dein Angebot ablehnt, kannst du immer noch daraus lernen. Frag ihn, was für ihn einen Servicevertrag attraktiv machen würde. Was müsste der enthalten, damit dein Kunde das spannend findet? Das hilft dir, an deinem Angebot zu feilen und beim nächsten Kunden erfolgreicher zu sein.


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Wer hier  schreibt:

CEO von IT-founder.de, Gründer, Business-Coach und langjähriger Selbstständiger in der IT-Branche. Als Gründer fühlst du dich vielleicht manchmal erschlagen von der Menge und Vielfalt der anstehenden Aufgaben. Ich zeige dir aus eigener Erfahrung, wie du mit deinem IT-Unternehmen erfolgreich startest und Fehler vermeidest!

Tobias Ziegler

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