Wer sich nicht gern um seine Rechnungen und Buchhaltung kümmert, sollte bei der Auswahl der richtigen Lösung etwas genauer hinschauen. Denn es gib sie – die Software, welche dem eifrigen Gründer die Büroarbeit deutlich leichter macht. Doch auch die beste Lösung nimmt dem Unternehmer nicht die komplette Arbeit ab.
Ich habe lange gesucht und verglichen. Mit diesem Artikel möchte ich meine Beweggründe und Entscheidung zur Verfügung stellen, damit du schneller zu deiner Wahl kommst.
Spezielle Software anschaffen oder nicht
Bei meinem letzten Unternehmen habe ich mich entschieden, Rechnungen schnell und einfach mit Microsoft Office zu schreiben. Word hat zwar besser ausgeschaut, aber die Berechnungen von Mehrwertsteuer und Summen war mit Excel einfach besser. Das erste Problem hatte ich dann, als die erste Rechnung über mehrere Seiten ging. Ein solcher Seitenumbruch soll wohl geplant sein und kann einem wirklich Kopfzerbrechen bereiten. Mit schnell und einfach war es dann irgendwie doch nicht. Doch im Großen und Ganzen war es eine Lösung die gut funktionierte.
Die größeren Nachteile habe ich dann rausgefunden, als ich jede einzelne Rechnung erneut für die Steuerberechnung anfassen und die Summen übertragen musste. Auch verlor ich nach und nach den Überblick. Welche Rechnung wurde bereits gezahlt, welche hatte ich per Gutschrift erstattet, welche musste ich noch mal ändern und wo hatte ich eine Rechnungsnummer aus Versehen doppelt verwendet? Die Verwaltung der vielen einzelnen Dokumente, dem dazugehörigen Status und Transaktionen wie der Wandel von Angebot in Rechnung in Gutschrift wurden immer aufwändiger. So entwickelten wir eine Lösung, um diese Verwaltung irgendwie beherrschbar zu machen, was ebenfalls mit viel Aufwand verbunden war. Für mich waren unterm Strich bereits 100 Rechnungen pro Jahr zu viele, um die einfach per Hand zu erstellen und zu verwalten.
Die Entscheidung war klar: In meinem nächsten Unternehmen setze ich eine Lösung ein, die Rechnungserstellung, Verwaltung und Überführung in die Buchhaltung für mich abdeckt.
Software kaufen oder Software as a Service nutzen
Rechnungen, Onlinebanking und Kundendaten – das sind wirklich wichtige und schutzbedürftige Daten. Damit die nicht in falsche Hände kommen und Hacker sowie Viren keine Chance haben, schaffte ich mir einen separaten einfachen Büro-Laptop an. Den konnte ich dann auch in die Hände des Buchhalters geben um laufende Buchungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und Personalabrechnung zu erledigen. Für den Laptop und die dazugehörige Software wurden etwa 800€ fällig. Dazu kamen noch diverse weitere Aufwendungen zur Installation und Pflege. Um die Sicherheit wie WLAN Verschlüsselung, Festplattenverschlüsselung, Virenschutz und Datensicherung musste ich mich auch noch kümmern. Das war ein teurer und aufwendiger Spaß.
Für die Zukunft ist klar, das mach ich nicht mehr selbst. Es gibt Spezialisten, die sich genau darum kümmern. Einfache Software in hoch sicheren Rechenzentren dem kleinen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Mittlerweile gibt es im Bereich der kaufmänischen Software Angebote von neueren sowie gut bekannten Herstellern wie Lexware oder Datev. Die Angebote beginnen ab 5 € im Monat und entlasten den Gründer zeitlich wie finanziell. Ich habe selbst Lexoffice im Einsatz und bin wirklich zufrieden. Die Lösung lässt sich super einfach einrichten und ist sofort einsatzbereit. Es fehlen zwar noch einige Funktionen wie das automatische „Elstern“, aber mit dem letzten größeren Update sind Funktionen wie der Datev-Export (z.B. für den Steuerberater) dazu gekommen. Es ist für mich also eine Frage der Zeit. Und da ich monatlich zahle, brauche ich auch kein Upgrade kaufen sondern habe immer Zugriff auf die aktuellste Version mit allen Neuerungen.
Doch es gibt auch Einschränkungen. Lexoffice bietet ein Online-Banking Modul, welches nach den Marketing Botschaften auch vollautomatisch meine Geldeingänge verbucht und den Rechnungen zuordnet. Das funktioniert aber nur, wenn das verwendete Konto den FinTS Standard unterstützt. Und das trifft nicht bei jedem Konto zu.
WELCHES GESCHÄFTSKONTO BRAUCHT DER GRÜNDER?
Um das Privatvermögen vom geschäftlichen zu trennen, lohnt sich die Eröffnung eines separaten Kontos für die Firma. Das macht auch dem Buchhalter die Arbeit leichter. Doch was ist eigentlich ein Firmenkonto und für welches Angebot sollte sich ein Gründer entscheiden?
Nun, ein Geschäftskonto ist aus meiner Sicht das gleiche wie ein Girokonto für Privatpersonen – nur mit höheren Kosten. Man zahlt höhere Grundgebühren und zusätzliche Transaktionsgebühren pro Buchung. Warum man das braucht, verstehe ich nicht. Es ist aber von Banken häufig vertraglich ausgeschlossen, als Firma ein Privatkonto zu nutzen.
Meine Recherche hat mich auf ein tolles Angebot gebracht. Die DAB Bank (Jetzt Consorsbank) bietet ein kostenfreies Girokonto auch für Gründer an. Dabei fallen nicht mal Transaktionsgebühren an. Und eine kostenfreie Kreditkarte gibt es auch noch. Ich bin mit dem Angebot rundum zufrieden. Doch leider arbeitet das Konto per Onlinebanking nicht mit meiner kaufmännischen Softwarelösung zusammen. Es unterstützt leider kein FinTS und es ist laut Anbieter auch in Zukunft kaum damit zu rechnen.
Auch gibt es in letzter Zeit immer mehr kostenlose oder günstige Direktbanken für Gründer, die z.B. auf KMU ausgelegt sind. Ein Beispiel für diese Generation von neuen Banken ist Holvi, das in der Basisversion kostenlos ist, auch eine gute App und kostenlose Debit-Mastercard beinhaltet und gut an Lexoffice anzubinden ist.
Checkliste: Diese Fragen solltest du dir bei der Geschäftskonten-Wahl stellen
Das Fazit
Fazit: Wer viele Buchungen hat, sollte sich wegen des Aufwandes vielleicht ein kostenpflichtiges Konto bei einem Anbieter mit FinTS Unterstützung einrichten. Bei wenigen Transaktionen geht es auch billig und manuell.