#51 – Diese Tools können dir deine Büroorganisation erleichtern

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Heute geht es um das Thema Büro. Ich bin nicht der Ordentlichste ;-), aber ich habe eine ganze Menge an Erfahrungen gesammelt, was man tun und nicht tun sollte. Und ich glaube, dass im Laufe der Zeit ein paar Tipps und Tricks zusammengekommen sind und die möchte ich gerne heute mit dir teilen. 

Außerdem freue ich mich, dass am Ende der Folge Jo seine Erfahrungen mit uns teilt, die er mit meiner Coaching Session gemacht hat :-). 

In deinem Business-Alltag wirst du vermutlich Rechnungen bekommen und Angebote, Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen schreiben. Eine der Toolempfehlungen, die ich dir dabei geben kann, ist Lexoffice (https://www.lexoffice.de). Das nutze ich als Cloudsoftware, worüber ich Rechnungen sehr einfach erstelle und auch eingehende Rechnungen erfasse. Wenn ich vorher ein Angebot erstellen will, kann ich aus dem Angebot automatisch eine Auftragsbestätigung machen und daraus wieder automatisch eine Rechnung generieren. Du kannst natürlich auch ein anderes der vielen guten Tools, die es gibt, nutzen. Zum Beispiel wurde mir auch schon des Öfteren die Buchhaltungssoftware Papierkram (https://www.papierkram.de) empfohlen, bin jedoch sehr zufrieden mit Lexoffice.

Wenn dein Unternehmen schon größer ist und du mehr Kunden hast, die du darüber auch verwalten möchtest, gibt es die Möglichkeit eine CRM Software einzuführen. Hubspot (https://www.hubspot.de) ist dabei eine der vielen Möglichkeiten, die du nutzen kannst und auch in der kostenfreien Variante schon wirklich gute Funktionen hat. 

Obwohl ich selber die Software gar nicht mag, möchte ich auch die Lösungen von DATEV (https://www.datev.de) erwähnen. Wenn du dieses Tool benutzt, wird sich vor allem dein Steuerberater drüber freuen, der dann in seiner gewohnten Oberfläche mit dir zusammenarbeiten kann ;-). Aber auch Lexoffice bietet über eine Schnittstelle die Anbindung an DATEV.

Ein paar Tipps im Überblick:

  • Nutze eine Buchhaltungssoftware bzw. ein Tool, das dir deine gesamte Geschäftsorganisation erleichert.
  • Achte bei der Auswahl deiner Software auch darauf, dass du dein Geschäftskonto mit dem Tool koppeln kannst.
  • Erfasse deine Rechnungen immer gleich und warte nicht bis sich Stapel ansammeln
  • Speichere deine Daten nicht nur lokal, sondern benutze z.B. ein Cloud-Laufwerk. Ich benutze Office365 mit Sharepoint und organisiere mich darüber mit meinem Team. Zusätzlich benutzen wir ein geteiltes Notizbuch, wo wir alle Informationen sammeln. Es lohnt sich auf jeden Fall eine zentrale Ablage aufzubauen, auf die du von allen Geräten zugreifen kannst.
  • Wenn du schon viele Terminabstimmungen mit Kunden hast, nutze ein Terminbuchungstool. Dann können sich die Kunden selber raussuchen, wann bei dir eine freue Zeit ist und darüber einen Termin anfragen. Das erspart dir zeitraubende Abstimmungstelefonate.

Wir haben uns übrigens zu diesem Thema auch schon in der IT-founder Community ausgetauscht. Komm doch in unsere komm in unsere Facebookgruppe (https://www.it-founder.de/go/group/) und tausche dich mit uns aus.

Da sind ausschließlich IT-Unternehmer und -Gründer drin und wenn du Fragen hast und dir nicht sicher bist, welches Tool du nehmen sollst, dann kannst du dich auch auf die Praxiserfahrung der anderen Unternehmer verlassen. 

Du kannst mir aber auch gerne eine Nachricht an tobias.ziegler [at]it-founder.deschreiben, wenn du noch Fragen zu dieser Folge hast.

Jetzt wünsche ich dir viel Spaß und Erfolg beim Aufbau deines Unternehmens und hoffe, dass du wieder etwas Inspiration mit dieser Podcastfolge für dich mitnehmen konntest!

Und wenn dir diese Folge gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn du mir eine 5-Sterne-Bewertung auf iTunes hinterlässt. Als Dankeschön nenne ich dich persönlich in meiner nächsten Folge.

Je mehr positive Bewertungen mein Podcast hat, desto mehr kann ich mit meiner Arbeit erreichen. Außerdem bekomme ich durch dich wertvolles Feedback, das mir hilft, meine Episoden noch besser für dich zu machen und die Inhalte zu erstellen, die dich begeistern und weiterbringen.

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